ก่อนออกเดินทางมาศึกษานักเรียนจะได้รับค่าใช้จ่ายก่อนเดินทางจำนวน 26,000 บาท ซึ่งได้รวมค่าธรรมเนียมในการทำหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์ไว้แล้ว ดังนั้นจึงไม่สามารถนำใบเสร็จดังกล่าวมาเบิกจากทางราชการได้อีก โดยจะเบิกได้อีกครั้งในกรณีที่ต้องต่ออายุ หนังสือเดินทางเท่านั้น โดยยื่นแบบคำร้องขอเบิกค่าใช้จ่ายประกอบการขอเบิก

ผู้มีสิทธิ์ขอเบิกค่าธรรมเนียมฯและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ต้องมีสถานภาพเป็นนักเรียนทุนที่กำลังศึกษาด้วยทุนรัฐบาล ณ วันที่ยื่นคำขอทำหนังสือเดินทางฯ วีซ่า และ SEVIS (นักเรียนทุนฯผู้กำลังศึกษาด้วยทุนส่วนตัวไม่มีสิทธิ์ขอเบิกค่าใช้จ่ายดังกล่าว)

ค่าธรรมเนียมหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์ (E – Passport Fee) และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

เพื่อให้การเบิกจ่ายค่าธรรมเนียมหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเป็นไปตามหลักการ “ประหยัดและจำเป็น” สำนักงานผู้ดูแลนักเรียนในสหรัฐอเมริกาจึงขอกำหนดหลักเกณฑ์การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายดังกล่าว ดังนี้

แนวปฏิบัติทั่วไป

• นักเรียนทุนฯ ที่มีกำหนดจะเดินทางกลับไปเยี่ยมบ้านที่ประเทศไทย ให้ยื่นคำขอหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์ ณ กองหนังสือเดินทาง กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ หรือสำนักงานหนังสือเดินทางชั่วคราวในประเทศไทย เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการรับหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์ และเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายของรัฐ
• การยื่นคำขอหนังสือเดินทางที่สถานกงสุลไทยในสหรัฐฯหรือแคนาดาให้ทำในกรณีที่มีควมจำเป็นอันมิอาจหลีกเลี่ยงได้เท่านั้น โดยนักเรียนทุนฯ ต้องยื่นคำขอหนังสือเดินทางฯ ณ สถานเอกอัครราชทูต หรือสถานกงสุลตามบัญชีรายชื่อที่กำหนดไว้แนบท้ายนี้ เท่านั้น
• หนังสือเดินทางฉบับปัจจุบันของผู้ยื่นคำขอหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีอายุเหลือไม่ถึง 1 ปี
• นักเรียนทุนที่มีระยะเวลารับทุนรัฐบาลเหลือไม่เกิน 5 ปี ณ วันที่ยื่นคำร้องขอหนังสือเดินทาง จะเบิกจ่ายค่าธรรมเนียมขอหนังสือเดินทางอายุ 5 ปีได้เท่านั้น ไม่สามารถเบิกจ่ายค่าธรรมเนียมหนังสือเดินทางอายุ 10 ปีได้

ค่าธรรมเนียมการขอหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์

• ให้เบิกได้ตามอัตราที่กระทรวงการต่างประเทศกำหนด โดยนักเรียนทุนฯ ต้องแนบใบเสร็จรับเงินฉบับจริงเท่านั้น เพื่อประกอบการเบิกจ่าย หากนักเรียนทุนฯ ไม่นำส่งใบเสร็จค่าขอหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์ จะไม่สามารถเบิกจ่ายค่าพาหนะ และค่าที่พักในการไปขอหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

(ทั้งนี้ ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมจากการสั่งซื้อ Money Order และค่าธรรมเนียมไปรษณีย์ในการจัดส่งหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์ ไม่สามารถเบิกจ่ายได้)

ค่าที่พัก

• นักเรียนทุนฯ มีสิทธิ์เบิกค่าที่พักได้ ต่อเมื่อสถานศึกษาที่นักเรียนกำลังศึกษา ตั้งอยู่ห่างจากสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไม่น้อยกว่า 120 ไมล์
• นักเรียนทุนฯ มีสิทธิ์เบิกค่าที่พักได้เพียง 1 คืนเท่านั้น โดยเบิกได้เฉพาะค่าที่พัก(ไม่รวมค่าอาหาร ค่าโทรศัพท์ ฯลฯ) ในห้องชั้นประหยัดตามที่จ่ายจริง ไม่เกิน 180.- ดอลลาร์สหรัฐ โดยต้องแนบใบเสร็จรับเงินซึ่งลงวันที่เดียวกับหรือวันติดกับวันที่ยื่นคำขอหนังสือเดินทางฯ และใบเสร็จรับเงินต้องมีชื่อสกุลผู้เข้าพักตรงกับชื่อผู้ขอเบิก

ค่าเดินทาง

กรณีเดินทางโดยเครื่องบิน

• นักเรียนทุนฯ จะมีสิทธิ์เบิกค่าตั๋วโดยสารเครื่องบินชั้นประหยัดได้ตามที่จ่ายจริง โดยจะเบิกได้เต็มจำนวนก็ต่อเมื่อนักเรียนทุนฯ ซื้อตั๋วโดยสารเครื่องบินล่วงหน้าอย่างน้อย 14 วัน แต่ไม่เกิน 60 วัน
• หากผู้ใดซื้อตั๋วล่วงหน้าน้อยกว่า 14 วัน หรือเกินกว่า 60 วัน ผู้นั้นจะมีสิทธิ์เบิกค่าตั๋วโดยสารเครื่องบินชั้นประหยัดได้เพียงร้อยละ 70 ของจำนวนเงินที่จ่ายจริง ยกเว้นกรณีที่นักเรียนทุนฯ แสดงหลักฐานว่า การซื้อตั๋วโดยสารดังกล่าวสามารถซื้อได้ราคาที่ถูกกว่าการซื้อภายในช่วงเวลาที่กำหนด หรือนักเรียนทุนฯ มีเหตุผลความจำเป็นอันหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ต้องซื้อนอกระยะเวลาที่กำหนด
• ตั๋วโดยสารเครื่องบินจะต้องเป็นการเดินทางจากเมืองที่สถานศึกษาตั้งอยู่หรือเมืองใกล้เคียง ไปเมืองที่สถานเอกอัครราชทูต หรือสถานกงสุลตั้งอยู่ โดยนักเรียนทุนฯ จะต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินคือใบเสร็จรับเงิน หรือ Bank/Credit Card Statement และหลักฐานการเดินทางคือ Itinerary และ Boarding Pass มาประกอบการขอเบิก

กรณีเดินทางโดยรถไฟหรือรถประจำทางสาธารณะ (ไม่รวมแท็กซี่ส่วนบุคคล)

• นักเรียนทุนฯ มีสิทธิ์เบิกค่าตั๋วโดยสารในชั้นประหยัดได้ตามที่จ่ายจริง โดยนักเรียนทุนฯ ต้องแนบใบเสร็จรับเงินค่าตั๋วโดยสารรถไฟ หรือรถประจำทางสาธารณะ ฉบับจริง มาประกอบการพิจารณาเบิกจ่าย
• อนึ่งกรณีที่นักเรียนทุนฯ ต้องเดินทางโดยเครื่องบิน หรือรถไฟ แล้วต้องต่อด้วยรถสาธารณะอื่นๆ ก็ให้มีสิทธิ์เบิกค่าใช้จ่ายได้ตามหลักเกณฑ์ข้างต้น โดยต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินประกอบการเบิกจ่ายทุกครั้ง

กรณีเดินทางโดยรถยนต์เช่าส่วนบุคคล

• นักเรียนทุนฯ ไม่มีสิทธิ์เบิกค่าเช่า ค่าน้ำมัน หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆได้

ค่าธรรมเนียมการขอวีซ่า และซีวิส

นักเรียนทุนฯ มีสิทธิ์เบิกได้เฉพาะค่าธรรมเนียมในการขอวีซ่า SEVIS และ Reciprocity Fee ตามที่จ่ายจริงเท่านั้น (ไม่สามารถเบิกค่าที่พัก ค่าพาหนะ ค่าไปรษณีย์ และค่าจองวันสัมภาษณ์ได้) โดยจะต้องนำส่งหลักฐานการจ่ายเงิน ฉบับจริงเท่านั้น พร้อมกับแบบคำขอเบิกค่าใช้จ่ายมาเพื่อประกอบการพิจารณาเบิกจ่าย

(ขอให้ท่านเก็บสำเนาภาพถ่ายเอกสารใบเสร็จฯ ฉบับจริงไว้ด้วย เพื่อเป็นหลักฐานกรณีเอกสารสูญหายระหว่างทาง)