นักเรียนทุนฯ ที่มีความจำเป็นจะต้องเข้าร่วมประชุมทางวิชาการ และประสงค์ขอรับการสนับสนุนค่าใช้จ่าย จะต้องได้รับอนุมัติการเดินทางไปเข้าร่วมประชุมวิชาการจาก สนร. ก่อนการเข้าร่วมประชุมฯ โดย สนร. พิจารณา ดังนี้
1. กรณีเป็นข้อบังคับของหลักสูตร
"ข้อบังคับของหลักสูตร" หมายถึง หลักสูตรในระดับการศึกษาที่นักเรียนทุนฯ ศึกษาได้กำหนดให้นักเรีนทุนฯ ต้องเข้ากิจกรรมครบถ้วนตามจำนวนหรือระยะเวลาที่หลักสูตรกำหนด จึงจะสามารถสำเร็จการศึกษาได้ โดยระบุไว้ในโครงสร้างหลักสูตรหรือเป็นวิชาบังคับที่นักเรียนทุนฯ สามารถนับเป็นหน่วยกิตได้
สนร. จะพิจารณาอนุมัติให้เข้าร่วมการประชุมทางวิชาการในระหว่างศึกษาระดับปริญญาโทหรือระดับปริญญาเอก เพื่อนำเสนอผลงานหรือสัมมนาทางวิชาการซึ่งเป็นเงื่อนไขการสำเร็จการศึกษาของคณะหรือภาควิชาหรือคณะกรรมการสอบหรือมหาวิทยาลัย โดยมีหนังสือรับรองจากอาจารย์ที่ปรึกษา โดยไม่จำกัดจำนวนครั้ง และให้ได้รับค่าใช้จ่ายตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด คือ ค่าพาหนะเดินทางไป-กลับตามที่จ่ายจริงโดยประหยัด ค่าลงทะเบียน ค่าวีซ่า และค่าที่พัก โดยการเบิกจ่ายค่าที่พักให้เบิกจ่ายตามจ่ายจริงโดยประหยัด ทั้งนี้ต้องไม่เกินอัตราที่ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางฯ กำหนด
2. กรณีไม่เป็นข้อบังคับของหลักสูตร
"ไม่ใช่ข้อบังคับของหลักสูตร" หมายถึง หลักสูตรมิได้กำหนดเงื่อนไขการเข้ากิจกรรมนี้ไว้ตั้งแต่ต้น แต่ภายหลังสถานศึกษาหรืออาจารย์ที่ปรึกษาแนะนำว่าหากเข้าร่วมกิจกรรมนี้จะเป็นประโยชน์ โดยอาจนับหรือไม่นับเป็นหน่วยกิตก็ได้
โดยการเข้าร่วมการประชุมทางวิชาการเพื่อนำเสนอผลงานหรือสัมมนาทางวิชาการจะต้องเป็นประโยชน์ต่อการศึกษา อนุมัติการไปประชุมทางวิชาการในระหว่างศึกษาระดับปริญญาโทและระดับปริญญาเอก ระดับละไม่เกิน 1 ครั้ง โดยให้ได้รับค่าใช้จ่ายตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด คือเฉพาะค่าลงทะเบียน
โดยนักเรียนทุนฯ ทุกราย จะต้องยื่นเอกสารให้ สนร. เพื่อประกอบการพิจารณา ดังนี้
1. แบบขออนุมัติไปร่วมประชุมวิชาการ
2. โครงสร้างหลักสูตรหรือเอกสารชี้แจงหลักสูตรการศึกษาระบุว่าการเข้าร่วมประชุมทางวิชาการเป็นข้อบังคับของหลักสูตร
3. สำเนารายละเอียดการประชุมวิชาการซึ่งระบุสถานที่ ระยะเวลาการประชุม และค่าใช้จ่าย
4. หนังสือรับรองจากอาจารย์ที่ปรึกษา ที่ระบุว่าการประชุมวิชาการดังกล่าวเป็นข้อบังคับของหลักสูตร (Degree Requirement) หรือเป็นประโยชน์ต่อการศึกษา และแสดงเหตุผลความจำเป็นในการสำเร็จการศึกษา
5. แบบคำร้องขอเบิกค่าใช้จ่าย
6. หลักฐานประกอบการเบิกจ่าย